Korea visa Application Center Korea Visa Application Center in Ha Noi

Trung tâm đăng kí thị thực bảo vệ thông tin cá nhân và quyền lợi của người dùng theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân, đồng thời xây dựng chính sách với nội dung như sau để có thể xử lý tốt những vấn đề của người dùng liên quan đến thông tin cá nhân.

Trường hợp trung tâm đăng kí thị thực xây dựng chính sách xử lý thông tin cá nhân, Công ty sẽ thông báo trên phần thông báo tại trang chủ (hoặc thông báo riêng). 

1.     Mục đích xử lý thông tin cá nhân

Trung tâm đăng kí thị thực xử lý thông tin cá nhân vì các mục đích như sau. Thông tin cá nhân được xử lý sẽ không được sử dụng cho các mục đích khác ngoài các mục đích nêu dưới đây, và phải nhận được sự đồng ý trước khi thay đổi mục đích sử dụng.

1. Đăng kí và quản lý thành viên (trên ứng dụng điện thoại)                                         

Xử lý thông tin cá nhân với mục đích bảo lưu các ghi chép để nhận dạng, chứng nhận cá nhân theo việc xác nhận mong muốn đăng kí thành viên, cung cấp dịch vụ chế độ thành viên, duy trì và quản lý tư cách thành viên, các loại thông báo, điều chỉnh các mâu thuẫn…

2. Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ                                                                   

Xử lý thông tin cá nhân với mục đích cung cấp dịch vụ, cung cấp nội dung…

3. Sử dụng trong marketing và quảng cáo                                      

Xử lý thông tin cá nhân với mục đích cung cấp các thông tin về sự kiện và thông tin mang tính quảng cáo, cung cấp các cơ hội tham gia…

2. Hạng mục xử lý thông tin cá nhân và thời gian bảo lưu                                                  

① Trung tâm đăng kí thị thực xử lý và bảo lưu thông tin cá nhân trong thời gian bảo lưu và sử dụng thông tin cá nhân đã được đồng ý khi thu thập thông tin cá nhân trong thời gian bảo lưu, sử dụng thông tin hoặc từ chủ thể của thông tin đó theo các quy định luật.  

② Thời gian xử lý và bảo lưu từng loại thông tin cá nhân được quy định như sau:              

Thông tin cá nhân liên quan đến việc đăng kí thành viên trên điện thoại sẽ được bảo lưu và sử dụng từ ngày xác nhận đồng ý việc thu thập, sử dụng cho đến ngày ………. cho mục đích sử dụng nêu trên.

- Hạng mục thu thập: Số điện thoại di động, mật mã, ID đăng nhập (email), họ và tên

- Căn cứ bảo lưu: Đăng kí thành viên trên ứng dụng điện thoại để xin thị thực

- Thời gian bảo lưu và sử dụng: Cho đến khi cá nhân hủy tư cách thành viên/ Trường hợp là tài khoản không sử dụng thì thời gian là 5 năm tính từ ngày xử lý không sử dụng tài khoản                

Thông tin cá nhân liên quan khi đến đăng kí trực tiếp sẽ được bảo lưu và sử dụng từ ngày xác nhận đồng ý việc thu thập, sử dụng cho đến ngày ………… cho mục đích sử dụng nêu trên.  

- Hạng mục thu thập: Họ và tên, số điện thoại

- Căn cứ bảo lưu: Nộp đơn đăng kí trực tiếp để xin visa

- Thời gian bảo lưu và sử dụng: Bảo lưu trong 14 ngày

Thông tin cá nhân liên quan đến việc tư vấn 1:1 sẽ được bảo lưu và sử dụng từ ngày xác nhận đồng ý việc bảo lưu, sử dụng cho đến ngày …………. cho mục đích sử dụng nêu trên. 

- Hạng mục thu thập: Họ và tên, số điện thoại, email

- Căn cứ bảo lưu: Đăng kí tư vấn 1:1

- Thời gian bảo lưu và sử dụng: Bảo lưu trong 3 năm đối với thành viên/ Bảo lưu trong 14 ngày đối với người không phải là thành viên

Quy định luật có liên quan:

1) Ghi chép về hợp đồng hay thu hồi ý kiến tham gia hợp đồng: 5 năm                                  

2) Ghi chép liên quan đến việc xử lý những nội dung không hài lòng hay xử lý mâu thuẫn của người dùng: 3 năm        

3) Ghi chép về các nội dung hiển thị/ quảng cáo: 6 tháng                                        

3. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân                                                            

① Trung tâm đăng kí thị thực ủy thác các công việc xử lý thông tin cá nhân như sau để xử lý các công việc về thông tin cá nhân cách hiệu quả.                                    

- Bên nhận ủy thác: Công ty cổ phần Hana Tour

- Nội dung về công việc ủy thác: Điều hành trang chủ trung tâm đăng kí thị thực, điều hành trung tâm đăng kí visa

- Thời gian ủy thác: 25/04/2019

② Trung tâm đăng kí visa khi kí kết hợp đồng ủy thác, phải thể hiện rõ các nội dung như nghiêm cấm xử lý thông tin cá nhân ngoài mục đích thi hành công việc ủy thác theo điều 25 Luật bảo vệ thông tin cá nhân, tiến hành bảo vệ mang tính kĩ thuật, quản lý, giới hạn việc tái ủy thác, nội dung về các trách nhiệm quản lý, giám sát, bồi thường thiệt hại đối với bên nhận ủy thác… trong hợp đồng, đồng thời tiến hành giám sát xem người nhận ủy thác có xử lý thông tin cá nhân cách an toàn hay không.

③ Trường hợp có sự thay đổi về nội dung hay người nhận ủy thác của công việc ủy thác, sẽ tiến hành công khai ngay lập tức thông qua chính sách sử lý thông tin cá nhân này.

4. Quyền lợi, nghĩa vụ và cách thức thi hành quyền lợi, nghĩa vụ của chủ thể thông tin và người được ủy quyền về mặt pháp lý

① Chủ thể thông tin có thể thi hành quyền lợi của mình về việc yêu cầu trung tâm đăng kí visa  xem, điều chỉnh, xóa hay ngừng xử lý thông tin cá nhân bất cứ khi nào.

② Việc thi hành quyền lợi theo điểm 1 có thể được thực hiện thông qua văn bản, thư điện tử, gửi fax… theo khoản 1 điều 44 Nghị định của Luật bảo vệ thông tin cá nhân, và trung tâm đăng kí visa sẽ tiến hành xử lý các nội dung này ngay lập tức.

③ Việc thi hành quyền lợi theo khoản 1 có thể được thực hiện thông qua người được ủy quyền về mặt pháp lý của chủ thể thông tin hoặc người được ủy nhiệm. Trong trường hợp này phải nộp giấy ủy nhiệm theo mẫu số 11 đính kèm Quy tắc thi hành Luật bảo vệ thông tin cá nhân.

④ Yêu cầu xem và ngừng xử lý thông tin cá nhân có thể giới hạn quyền lợi của chủ thể thông tin theo khoản 5 điều 35, khoản 2 điều 37 Luật bảo vệ thông tin cá nhân.

⑤ Yêu cầu điều chỉnh và xóa thông tin cá nhân trong trường hợp có ghi rõ đối tượng thu thập thông tin cá nhân đó theo các quy định luật khác thì không thể yêu cầu xóa thông tin đó.

⑥ Trung tâm đăng kí visa xác nhận xem người yêu cầu điều chỉnh, xóa, yêu cầu ngừng xử lý theo quyền lợi của chủ thể thông tin… là bản thân người đó hay là người được ủy quyền chính đáng. 

5. Hủy thông tin cá nhân

- Thủ tục hủy                                                               

Thông tin mà người dùng đã nhập sau khi đã đạt được mục đích thì sẽ được chuyển sang DB riêng (trường hợp là hồ sơ giấy thì sẽ chuyển sang hồ sơ riêng), và sau khi bảo quản trong thời gian nhất định theo chính sách nội bộ và các quy định luật khác thì sẽ được tiến hành hủy ngay. Lúc này, những thông tin cá nhân đã được chuyển sang DB, trừ trường hợp có quy định luật khác, sẽ không được sử dụng với mục đích khác. 

- Thời hạn hủy                                                             

Thông tin cá nhân của người dùng trong trường hợp đã vượt quá thời gian bảo lưu của thông tin cá nhân thì trong vòng 5 ngày tính từ ngày kết thúc của thời gian bảo lưu, khi nhận thấy thông tin cá nhân đó không còn cần thiết cho việc đạt mục đích xử lý thông tin cá nhân, hủy dịch vụ tương ứng, kết thúc dự án… thì sẽ hủy thông tin cá nhân đó trong 5 ngày, tính từ ngày thừa nhận là không cần thiết phải xử lý thông tin cá nhân.

- Phương pháp hủy                                                     

Các thông tin dạng tập tin điện tử sẽ sử dụng phương pháp kĩ thuật mà không thể phục hồi lại những ghi chép đó.

Các thông tin cá nhân được in trên giấy sẽ được hủy bằng máy hủy tài liệu hoặc sẽ được hủy thông qua việc đốt bỏ.

6. Lắp đặt, vận hành thiết bị thu thập tự động thông tin cá nhân và nội dung liên quan đến việc từ chối

① Trung tâm đăng kí thị thực lưu thông tin sử dụng và thường xuyên sử dụng “cookie” để cung cấp dịch vụ phù hợp với từng cá nhân. 

② “Cookie” là thông tin số lượng nhỏ do server (http), được sử dụng để điều hành website gửi đến browser máy tính của người dùng, và cũng có thể lưu trong ổ cứng bên trong máy tính của những người dùng.  

a. Mục đích sử dụng cookie: Được sử dụng để nắm bắt các nội dung như khi người dùng sử dụng các dịch vụ tại trung tâm, sử dụng các website và hình thái sử dụng, từ khóa tìm kiếm nhiều nhất, có truy cập bảo mật hay không… và cung cấp các thông tin tối ưu nhất cho người dùng.

b. Lắp đặt, vận hành và từ chối Cookie: Có thể từ chối lưu Cookie thông qua thanh công cụ của Web browser > Internet Options > Cài đặt lựa chọn của menu thông tin cá nhân.

c. Trường hợp từ chối lưu Cookie, có thể sẽ phát sinh một số vấn đề khi sử dụng dịch vụ phù hợp với cá nhân.

7. Chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân                                           

① Trung tâm đăng kí thị thực chịu trách nhiệm chính trong các công việc xử lý thông tin cá nhân, và chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân với nội dung như sau để xử lý các nội dung không hài lòng và hỗ trợ thiệt hại của chủ thể thông tin liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân.

▶ Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân                                                                   

Họ và tên: Kang Teasik                                                     

Chức trách: Giám Đốc Chi Nhánh                                                                                                    

Số điện thoại: dgm@visaforkorea-vt.com

※ Sẽ kết nối với bộ phận phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân.                                 

② Chủ thể thông tin trong quá trình sử dụng các dịch vụ (hoặc các dự án) của trung tâm đăng kí thị thực có thể đặt câu hỏi với người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và bộ phận phụ trách về tất cả các nội dung thắc mắc, xử lý các nội dung không hài lòng, hỗ trợ thiệt hại… liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân.

Trung tâm đăng kí thị thực sẽ tiến hành trả lời và xử lý ngay đối với các câu hỏi của chủ thể thông tin.

8. Thay đổi chính sách xử lý thông tin cá nhân                                                     

① Chính sách xử lý thông tin cá nhân này được áp dụng từ ngày thi hành, trường hợp có bổ sung, xóa hoặc điều chỉnh nội dung thay đổi theo quy định luật và chính sách thì sẽ công khai qua các nội dung thông báo từ 7 ngày trước khi thi hành nội dung thay đổi. 

Số version chính sách xử lý thông tin cá nhân 1.1

Ngày thi hành chính sách xử lý thông tin cá nhân Ngày 28 tháng 02 năm 2019

Ngày thay đổi cuối cùng chính sách xử lý thông tin cá nhân Ngày 2 tháng 04 năm 2019

9. Thực hiện đảm bảo tính an toàn cho thông tin cá nhân

a. Giảm thiểu tối đa và tiến hành đào tạo các nhân viên xử lý thông tin cá nhân                   

Chỉ định nhân viên xử lý thông tin cá nhân, giới hạn và giảm thiểu tối đa số người phụ trách và thi hành các đối sách quản lý thông tin cá nhân.

b. Mã hóa thông tin cá nhân                                                        

Thông tin cá nhân của người dùng đã được mã hóa có mật mã, được lưu và quản lý, chỉ có cá nhân người dùng biết. Đồng thời, các dữ liệu quan trọng cũng được áp dụng các chức năng bảo mật như mã hóa tập tin và dữ liệu gửi đi, hay sử dụng các chức năng khóa tập tin riêng.   

c. Giới hạn tiếp cận thông tin cá nhân                                       

Thông qua việc cho phép, thay đổi, hủy quyền hạn tiếp cận hệ thống Database dùng để xử lý thông tin cá nhân để tiến hành các biện pháp cần thiết nhằm kiểm soát việc tiếp cận thông tin cá nhân. Đồng thời sử dụng hệ thống ngăn chặn xâm nhập để kiểm soát việc tiếp cận trái phép từ bên ngoài.

d. Sử dụng thiết bị khóa để bảo mật văn bản                                             

Bảo quản các hồ sơ, thiết bị lưu bổ trợ có chứa thông tin cá nhân tại những khu vực an toàn có các thiết bị khóa.