Korea visa Application Center Korea Visa Application Center in Ha Noi

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG CHỨNG NHẬN APOSTILLE CỦA VIỆT NAM

Công ước Apostille có hiệu lực tại Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Theo đó, giấy tờ công do Chính phủ Việt Nam ban hành có thể nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc chỉ với chứng nhận Apostille do Bộ Ngoại giao Việt Nam cấp mà không cần thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam (Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam, Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc tại Thành phố Hồ Chí Minh, Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc tại Đà Nẵng).

Xin lưu ý rằng Hàn Quốc và Việt Nam đều là quốc gia thành viên Công ước Apostille, do đó giấy tờ thuộc diện chứng nhận Apostille giữa hai nước sẽ phải nộp cho nước còn lại thông qua thủ tục cấp chứng nhận Apostille.

1. Khái quát về Công ước Apostille:

- Công ước Apostille là gì?

+ Công ước Apostille là một thỏa thuận đa phương với nội dung chính là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng quốc tế các giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên Công ước chỉ với chứng nhận (Apostille) của quốc gia ban hành giấy tờ đó, mà không cần thực hiện thủ tục chứng nhận phức tạp như chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài.

- Giữa các quốc gia thành viên Công ước (ví dụ: Hàn Quốc và Việt Nam), giấy tờ công được ban hành tại mỗi nước phải được quốc gia ban hành trực tiếp chứng nhận (cấp Apostille), và thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại quốc gia này bị bãi bỏ. Tuy nhiên, trường hợp giấy tờ không thuộc diện chứng nhận Apostille thì có thể tiếp tục thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như hiện nay.

- Trường hợp giấy tờ công (giấy tờ công chứng) của Việt Nam sử dụng tại Hàn Quốc:

+ Trước đây, để nộp giấy tờ công ban hành tại Việt Nam cho cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc, phải thực hiện tất cả bốn bước, bao gồm: ① Giấy tờ công hoặc giấy tờ đã được công chứng → ② Chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Việt Nam → ③ Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam → ④ Nộp giấy tờ này cho phía Hàn Quốc.

+ Tuy nhiên, đến nay, thủ tục này được đơn giản hóa như sau: ① Giấy tờ công hoặc giấy tờ đã được công chứng → ② Đăng ký cấp chứng nhận (Apostille) tại Bộ Ngoại giao Việt Nam → ③ Nộp giấy tờ này cho cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc.

- Trường hợp giấy tờ công (giấy tờ công chứng) của Hàn Quốc sử dụng tại Việt Nam:

+ Tương tự như trên, nếu giấy tờ này đã được Cơ quan Quản lý người Hàn Quốc tại nước ngoài hoặc Bộ Tư pháp Hàn Quốc cấp chứng nhận Apostille thì có thể sử dụng tại Việt Nam mà không cần xin chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại Hàn Quốc.

(Apostille điện tử hiện chưa thể sử dụng tại Việt Nam, dự kiến sẽ triển khai trong thời gian tới.)

* Khái quát về chứng nhận Apostille và chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Hàn Quốc:

https://www.oka.go.kr/web/content.do?menu_cd=000098

* Thủ tục cấp chứng nhận Apostille:

https://www.oka.go.kr/web/content.do?menu_cd=000099

2. Thông tin tham khảo liên quan đến chứng nhận Apostille của Việt Nam:

* Hiện đang là giai đoạn đầu áp dụng Công ước Apostille nên quy định có thể thay đổi trong thời gian tới.

- Ngày bắt đầu hiệu lực thi hành: 11/9/2026 (thứ Sáu)

- Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille: Bộ Ngoại giao Việt Nam

- Giấy tờ thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille:

1) Giấy tờ được cơ quan nhà nước hoặc cơ quan chính quyền địa phương lập với mục đích công vụ

2) Giấy tờ công chứng

- Cơ quan thực hiện cấp chứng nhận Apostille:

1) Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội (điện thoại: 024-3799-3415)

2) Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: số 06 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh (điện thoại: 028-1912-4224)

- Cách đăng ký cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam:

+ Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thực hiện cấp chứng nhận Apostille nêu trên (Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

* Hiện tại, chỉ mới cấp chứng nhận Apostille dạng tem. Việc cấp chứng nhận Apostille điện tử, vận hành hệ thống đăng ký điện tử, tích hợp chứng nhận Apostille với mã QR, tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thông qua quy trình trực tuyến hoàn thiện dự kiến sẽ được triển khai từ thời điểm vận hành Hệ thống thông tin Apostille (hiện chưa hoạt động, sẽ có thông báo khi việc triển khai bắt đầu).

- Những lưu ý khác:

+ Quy định chuyển tiếp: Trường hợp hồ sơ đăng ký hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công của Việt Nam đã được tiếp nhận hợp lệ trước ngày áp dụng (11/9/2026) nhưng đến ngày áp dụng vẫn chưa được xử lý thì sẽ tiếp tục được xử lý theo quy trình chứng nhận lãnh sự.

+ Đồng thời, giấy tờ công của Hàn Quốc đã được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam trước ngày áp dụng Công ước tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam.

3. Giấy tờ có thể tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam trong thời gian tới:

- Bất kể việc áp dụng Công ước Apostille, tổng cộng có 09 loại giấy tờ sau vẫn có thể xin chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam trong thời gian tới (khoản 2 Điều 30 Luật Công chứng thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài):

* Ngay cả các giấy tờ thuộc trường hợp này cũng vẫn có thể xin cấp chứng nhận Apostille sau khi công chứng tại Việt Nam. Tuy nhiên, hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận Apostille đối với 09 loại giấy tờ sau đây là hai quy trình riêng biệt, do đó người sử dụng có thể lựa chọn sử dụng thủ tục tùy theo sự thuận tiện. (Lưu ý: Cơ quan tiếp nhận giấy tờ của Hàn Quốc có thể yêu cầu một phương thức cụ thể giữa hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận Apostille, do đó cần kiểm tra trước).

1) Giấy xác nhận đang theo học, bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp của các trường tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông tại Việt Nam

2) Báo cáo phát sinh tai nạn nghiêm trọng (tử vong)

3) Giấy tờ xác nhận mục đích lưu trú ở nước ngoài

4) Giấy tờ xác nhận việc được cấp thẻ thường trú

5) Đơn đăng ký bảo hộ con dấu cá nhân, đơn đăng ký hủy bảo hộ con dấu cá nhân (Mẫu số 15.3 Phụ lục Nghị định hướng dẫn thi hành Luật chứng minh con dấu) /

6) Đơn đăng ký (thay đổi) con dấu cá nhân (sử dụng cho việc khai báo bằng văn bản) (Mẫu số 19 Phụ lục Nghị định hướng dẫn thi hành Luật chứng minh con dấu)

7) Đơn đăng ký (đề nghị) về con dấu cá nhân (thay đổi, xóa hoặc khôi phục đăng ký trong các trường hợp: tử vong, tuyên bố mất tích, thay đổi nội dung đăng ký) (Mẫu số 12 Phụ lục Nghị định hướng dẫn thi hành Luật chứng minh con dấu)

8) Giấy ủy quyền cấp Giấy chứng nhận con dấu cá nhân hoặc Giấy xác nhận đồng ý của người đại diện theo pháp luật/người giám hộ được ấn định và người giám hộ thành niên về cấp Giấy chứng nhận con dấu cá nhân, Giấy xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao tại nước ngoài, Giấy xác nhận của cơ quan giam giữ, Giấy xác nhận của cơ quan thuế (người đứng đầu cơ quan thuế) (Mẫu số 13 Phụ lục Nghị định hướng dẫn thi hành Luật chứng minh con dấu)

9) Giấy xác nhận nơi cư trú của gia đình trong số giấy tờ phải đính kèm hồ sơ đăng ký giấy phép thông hành ở nước ngoài theo quy định của khoản 2 Điều 145 Nghị định thi hành Luật Nghĩa vụ quân sự

* Trường hợp cần biết thêm thông tin về việc giấy tờ nào trong các giấy tờ trên cần đăng ký cấp chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng liên hệ địa chỉ email của Đại sứ quán Hàn Quốc (embkrvn@mofa.go.kr) hoặc số điện thoại đại diện (024-3771-0404).

- Để được hợp pháp hóa lãnh sự 09 nhóm giấy tờ trên tại cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam:

+ Có thể hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ từ mục 2) đến mục 9) tại Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam bằng chứng thực giấy tờ cá nhân/xác nhận chữ ký.

+ Đối với “Giấy xác nhận đang theo học, bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp của các trường tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông tại Việt Nam” nêu tại mục 1), muốn hợp pháp hóa lãnh sự thì cần đáp ứng điều kiện sau đây:

. Nếu là 'trường thuộc danh sách các trường được đơn giản hóa thủ tục xử lý giấy tờ học tập' thì có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận đang theo học, bảng điểm và giấy chứng nhận tốt nghiệp thông qua cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc.

* Phương pháp tra cứu trường được Bộ Giáo dục Hàn Quốc công nhận: Truy cập website của Bộ Giáo dục → Nhấn chọn 'Chính sách' → Nhấn chọn 'Tiểu học/THCS/THPT → Tham khảo và xác minh tại 'Danh sách các trường được đơn giản hóa thủ tục xử lý hồ sơ học tập của du học sinh (cập nhật mới nhất)' trong bảng thông tin

- Đối với các trường ở nước ngoài được công nhận học lực có tên trong danh sách nêu trên, miễn chứng nhận Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ học tập cần thiết cho việc nhập học các trường Tiểu học/THCS/THPT của Hàn Quốc.

. Trường hợp là 'trường không nằm trong danh sách các trường được đơn giản hóa thủ tục xử lý giấy tờ học tập', cần xin cấp chứng nhận Apostille tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao Việt Nam để nộp.

4. Lưu ý:

- Xin lưu ý các cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam không thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ thuộc diện cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam theo Công ước Apostille và các quy định có liên quan.

* Đối với giấy chứng nhận cơ bản, giấy chứng nhận quan hệ gia đình, giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân, phiếu lý lịch tư pháp, do trên các giấy tờ này có chữ ký và dấu của công chức lãnh sự nên thuộc diện giấy tờ phải hợp pháp hóa lãnh sự, vì vậy có thể thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục như hiện nay (nếu có thay đổi sẽ được thông báo sau).

- Việc chứng thực giấy tờ cá nhân/xác nhận chữ ký không liên quan đến Công ước Apostille tiếp tục được thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Hàn Quốc tại Việt Nam.

* Giấy tờ cá nhân/xác nhận chữ ký được thực hiện chứng nhận lãnh sự: Giấy ủy quyền, giấy ủy quyền thanh lý bất động sản, bản dịch...

- Xin lưu ý Hàn Quốc và Việt Nam đều là quốc gia thành viên Công ước Apostille, do đó giấy tờ thuộc diện cấp chứng nhận Apostille giữa hai nước sẽ phải xin cấp chứng nhận Apostille ở nước này rồi mới nộp cho cơ quan có thẩm quyền của nước còn lại.

+ Theo đó, giấy tờ công được ban hành tại Hàn Quốc (bao gồm giấy tờ cá nhân được công chứng bởi công chứng viên) phải thực hiện thủ tục cấp chứng nhận Apostille thông qua Cơ quan Quản lý người Hàn Quốc tại nước ngoài hoặc Bộ Tư pháp Hàn Quốc trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.